Saját cím, bérelt iroda vagy székhelyszolgáltató? Így érdemes összemérni

A cégbejegyzési kérelem egyik első rovata a székhely. Sokan úgy töltik ki, mint egy szállítási címet: odaírják, ahol éppen laknak, vagy ahol a legolcsóbb ajánlatot kapták. Pedig a cégtörvény szemében a székhely egy kötelezettségcsomag helyszíne, és ezt a csomagot valakinek ténylegesen teljesítenie kell — a cégnek magának vagy egy megbízottnak.

Ez a cikk a három legelterjedtebb megoldást veti össze: a saját (vagy családi) ingatlant, a bérelt irodát és a székhelyszolgáltatót. Nincs köztük eleve jó vagy rossz; a kérdés az, melyiknél ki és hogyan teljesíti ugyanazokat a feladatokat.

Amit bármelyik címnek tudnia kell

A cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvény (Ctv.) 7. § (1) bekezdése szerint a székhely a cég bejegyzett irodája és levelezési címe: az a hely, ahol a cég üzleti és hivatalos iratait átveszik, érkeztetik, őrzik és rendelkezésre tartják, és ahol a székhellyel összefüggő, külön jogszabályban előírt kötelezettségeket teljesítik. A székhelyet cégtáblával kell megjelölni.

A 7. § (4) bekezdése azt rögzíti, milyen ingatlan lehet székhely: amely a cég tulajdonában áll, vagy amelynek használatára a cég jogosult — ideértve a székhelyszolgáltatás útján biztosított használatot is. A jogosultságot papíron is igazolni kell: a Ctv. 1. számú melléklete szerint a bejegyzési kérelemhez csatolni kell a székhelyhasználat jogszerűségéről szóló, legalább teljes bizonyító erejű magánokiratot. Ennek hiánya a melléklet címe szerint a kérelem hiánypótlás nélküli visszautasításához vezet.

Vagyis a választás valójában arról szól, hogy ki ad jogcímet, ki veszi át a postát, hol vannak fizikailag az iratok, és mi történik, ha ez a viszony megszűnik.

Saját vagy családi ingatlan

A legkézenfekvőbb megoldás: a tulajdonos vagy a tag lakása. Nincs harmadik fél a postakezelésben, és a cég iratai a vezető keze ügyében vannak.

Az árnyoldalakat ritkán gondolják végig előre:

• A cím nyilvános lesz. A cégjegyzék adatai a Ctv. 10. §-a szerint teljeskörűen nyilvánosak, és a 15. § alapján a céginformációs szolgálat ingyenesen, bárki számára hozzáférhetővé teszi őket. A lakáscím így minden céginformációs lekérdezésben megjelenik.
• Hatósági jelenlét a lakásban. Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 246. § (1) bekezdés a) pontja szerint az adószám törlésének egyik esete, ha a NAV a székhelyen végzett helyszíni eljárás alapján hitelt érdemlően megállapítja, hogy az adózó ott nem található. Aki a lakását adja meg, annak számolnia kell azzal, hogy a hatóság ott keresi.
• Postaláda és név. Ugyanennek a §-nak a b) pontja szerint gond, ha a postán küldött hivatalos irat két egymást követő alkalommal a címzett ismeretlensége vagy a megfelelő levélszekrény hiánya miatt érkezik vissza. A cégnévvel ellátott postaláda tehát nem formaság.
• Hozzájárulások. Ha az ingatlannak több tulajdonosa van, vagy a lakás bérelt, a használat jogszerűségét igazoló okirathoz rendszerint a tulajdonostársak, illetve a bérbeadó nyilatkozata kell. Társasházban érdemes a közösség szabályait is átnézni.
• Költözés. Ha a vezető elköltözik, a székhely nem költözik vele automatikusan: változásbejegyzés kell.

Bérelt iroda

Ha a cég amúgy is irodát bérel, a székhely ott a legtermészetesebb: a cég ténylegesen ott dolgozik, a postát a saját munkatársai veszik át, az iratok a saját polcain vannak.

Itt a fő kockázat a bérleti jogviszony sorsa. Ha a bérlet megszűnik, a székhelyhasználat jogcíme is megszűnik, és a cégnek új székhelyről kell gondoskodnia. Ezért érdemes a bérleti szerződésben kifejezetten rendezni, hogy a bérbeadó hozzájárul a székhelyként való bejegyzéshez, és hogy a szerződés megszűnésekor milyen határidővel kell a cégnek kijelentkeznie.

Székhelyszolgáltató

A harmadik út egy olyan megbízott, aki üzletszerűen vállalja a székhellyel járó feladatokat. Erre külön szabályrendszer vonatkozik: a székhelyszolgáltatásról szóló 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet, amelyet a Ctv. 128. § (1) bekezdés p) pontjában kapott felhatalmazás alapján adtak ki. A rendelet szerint például:

• írásba foglalt megbízási szerződés kell, amely nem lehet határozott idejű (kivéve, ha a cég maga is határozott időre jön létre), és az első évben egyik fél sem mondhatja fel rendes felmondással (1. § (1), (3));
• a megbízott köteles gondoskodni arról, hogy a cégtábla közterületről jól látható helyen legyen (2. § (2));
• a postai küldeményeket a székhelyen kell átvenni, és erről egy munkanapon belül értesíteni kell a céget (3. §).

A szolgáltatónak ezen felül szerepelnie kell a székhelyszolgáltatók nyilvántartásában, és a cégnek be kell jelentenie a NAV-nak, hogy székhelyszolgáltatást vesz igénybe. Ezeket a szolgáltató ellenőrzéséről szóló cikk részletezi.

Egy adózási szempontot is érdemes ismerni: az Art. 157. § (1) bekezdés h) pontja szerint a NAV kockázatos adózónak minősíti azt a cégjegyzékbe bejegyzett adózót, amelynek székhelye székhelyszolgáltatóhoz van bejegyezve, és amelyre az adóigazgatási eljárás akadályozása miatt véglegessé vált döntésben eljárási bírságot szabtak ki a tárgyévben vagy az azt megelőző három évben. Maga a székhelyszolgáltatás tehát nem kockázati tényező, de együttműködés hiányában súlyosabb a megítélés.

És a „virtuális iroda”?

A virtuális iroda kereskedelmi elnevezés, nem jogi kategória. Egy ilyen csomagban többnyire székhely, postakezelés, esetleg tárgyalóhasználat vagy telefonos ügyfélszolgálat szerepel. Ami ebből a székhely, arra a rendelet vonatkozik akkor is, ha a szerződés máshogy nevezi: az IM rendelet 1. § (2) bekezdése szerint a székhelyszolgáltatási szerződéssel egy tekintet alá esik a felek bármely szerződése, amelynek eredményeként a cég székhelyet kap, de az ingatlant ténylegesen nem használja, és a székhellyel kapcsolatos kötelezettségeket nem a cég képviselője vagy alkalmazottja teljesíti.

A telephely más fogalom. A Ctv. 7. § (2) bekezdése szerint a telephely a tevékenység gyakorlásának tartós, önállósult üzleti letelepedéssel járó helye. Egy alkalmanként bérelt tárgyaló a definíció alapján nehezen tekinthető ilyennek — ha a cég valahol ténylegesen, tartósan működik, annak a helynek a jogi helyzetét külön kell rendezni.

A három megoldás egymás mellett

Kérdések a döntés előtt

1. Ki lesz az a személy, aki egy munkanapon belül értesül, ha hivatalos levél érkezik — és mit tesz vele?
2. Hol lesznek a cégiratok, a hatósági engedélyek és a beszámolók, és ki fér hozzájuk?
3. Vállalható-e, hogy a választott cím nyilvánosan megjelenik a cégjegyzékben?
4. Mi történik, ha a jogcím (tulajdon, bérlet, megbízás) megszűnik? Mennyi időd lesz új címet találni?
5. Van-e a cégnek olyan valódi működési helye, amelynek jogi helyzetét külön rendezni kell?

Ha a válaszok a székhelyszolgáltató felé mutatnak, a következő lépés a szolgáltató ellenőrzése nyilvános forrásokból, és annak megértése, miért kér személyes adatokat és iratokat.

Források

• 2006. évi V. törvény (Ctv.) — 7. §, 10. §, 15. §, 128. § (1) p), 1. számú melléklet
• 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet a székhelyszolgáltatásról — 1–3. §
• 2017. évi CL. törvény (Art.) — 157. § (1) h), 246. § (1)